アイケングループ・個人情報保護方針

株式会社アイケンホールディングスおよびそのグループ会社（以下「アイケングループ」といいます。
グループ会社の定義につきましては、後記※１をご参照下さい。）は、個人情報の保護を重大な責務と考え、情報主体をはじめ広く社会からの信頼を得るため、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めて参ります。

１．関係法令等の遵守

アイケングループは、個人情報の保護に関する法律、個人情報保護委員会ガイドラインその他の規範を遵守いたします。

２．適法・適正な取得

アイケングループは、個人情報を業務上必要な範囲で適法かつ適正な手段により取得いたします。

３．利用目的

アイケングループは、個人情報の利用目的を通知又は公表し、法令に定める場合および個別にご本人様から同意をいただいた場合を除いて、利用目的の範囲内において利用し、それ以外の目的には利用いたしません。

４．共同利用

アイケングループは、個人情報をアイケングループ各社間で共同して利用することがあります。その場合、共同して利用する個人情報の項目、グループ会社の範囲、利用目的をあらかじめ公表し、共同利用上の責任は株式会社アイケンホールディングスが負います。　

５．委託

アイケングループは、業務を円滑に遂行する上で個人情報の取扱いを委託する場合は、その安全管理が図られるよう、委託先（再委託先以降を含みます）を適切に監督いたします。

６．第三者への提供

アイケングループは、法令で定める場合を除き、お預かりしている個人情報をあらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供いたしません。ただし、業務遂行上個人情報の取扱いを委託する場合、合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合およびアイケングループ各社間で共同利用する場合は、ご本人の同意をいただくことなく第三者に提供することがあります。

７．個人情報の開示等の請求に対する対応

アイケングループは、お預かりしている個人情報について、ご本人様から開示、訂正、利用停止等のご請求を受けた場合は、ご請求内容および請求者様の本人確認を行った上で、法令および社内規程の定めに従って適切に対応いたします。

８．安全管理措置

アイケングループは、個人情報の管理にあたっては、漏えい等を防止するため、組織面、人事面、物理面、技術面のそれぞれにおいて、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

９．継続的な改善

アイケングループは、個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう本方針を適宜見直し、個人情報保護への取り組みについて一層の改善に努めます。

東京都港区北青山三丁目2番4号
日新青山ビル3階
株式会社アイケンホールディングス
代表取締役　　中島厚己
2024年7月1日制定

※１グループ会社の定義
グループ会社とは、株式会社アイケンホールディングスが議決権の過半数を有する会社（以下「子会社」といいます。）、子会社が議決権の過半数を有する会社（以下「孫会社」といいます。）および孫会社が議決権の過半数を有する会社をいいます。

ご入居者様等（※）の個人情報の取扱いについて

※ご入居者様等とは、弊社管理物件の入居希望者様、入居者様、入居者様のご家族・同居人様、賃貸借契約に関する連帯保証人様をいいます。

弊社は、お預かりした個人情報について、その重要性と保護の必要性を十分に認識し、適正に取扱うため、個人情報保護方針に従い、以下のとおり対応いたします。

1. 個人情報の利用目的

弊社は、以下の利用目的を達成するために必要な範囲でご入居者様等の個人情報を取得・利用いたします。また、取得の場面に応じ、利用目的を限定するよう努めます。

①入居申込み結果のご連絡、信用情報機関への信用照会等の手続

②賃貸借契約および連帯保証契約の締結および履行ならびに契約内容（これに関する説明内容を含む。）の確認

③損害保険に関する契約の締結および履行ならびに契約内容（これに関する説明内容を含む。）の確認

④賃貸住宅管理業務（営繕工事を含む）にかかるご連絡等

⑤弊社が提供する商品・サービスに関して、資料送付等による営業活動ならびにアンケート等のお願いによるマーケティング活動およびサービス品質向上

⑥弊社ホームページのメールフォーム、お電話等での上記各項目に関するお問合せへの対応

⑦本方針記載の方法による、第三者に対する提供

⑧その他、上記①から⑦に付随する業務ならびにご入居者様等との取引および弊社の業務運営を円滑に履行するために行う業務

2. 個人データの第三者への提供

弊社は、法令等に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

3. 個人データの取扱いの委託

弊社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱いを外部に委託することがあります。その場合には、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど当該委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
弊社では、例えば次のような場合に、個人データの取扱いを委託しております。

・損害保険契約の締結

・入居審査に関わる業務（信用情報機関への信用照会等）

・賃貸住宅管理業務に関わる業務（修繕工事等の委託等）

4. 個人データの共同利用

弊社は、以下のとおり、個人情報保護法第27条第5項第3号に基づいてご入居者様等の個人データを共同利用させていただく場合がございます。

（1）共同利用する個人データの項目
①属性に関する情報
　住所、氏名、生年月日、性別、勤務先、役職、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス等のご入居者様等に関する情報
②財務に関する情報
　収入、支出、資産、負債の状況等
③お取引に関する情報
　取引金額、契約日、取引ニーズ等

（2）共同利用する目的
①ご入居者様等のニーズに合った各種商品・サービスの企画・開発、各種商品・サービスのご提供・ご案内のため
②各種リスクの把握・管理等グループとしての経営管理・リスク管理の適切な遂行のため

（3）共同利用する者の範囲
株式会社アイケン建設
株式会社AND LIFE
イデアハウス株式会社
株式会社ATMリアルエステート
株式会社東京おだふじ

（4）個人データの管理について責任を有する者の名称、住所及び代表者の氏名
福岡市中央区天神2丁目7番21号天神プライム12階
株式会社アイケンジャパン
代表取締役　中島　厚己

5. 機微情報の取扱い

弊社は、個人情報保護法第2条第3項で定める要配慮個人情報（本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療に関する個人情報（以下、「機微情報」といいます。）を、法令に定める場合および弊社事業の遂行上真に必要と認められる場合に限り、取得、利用するものといたします。

6. 個人データの安全管理措置の概要

弊社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他個人情報の安全管理のため、取扱規程および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。

7. 保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご請求については、下記「８.お問合せ窓口」までお問合せください。
お問合せいただいた後、ご本人確認を行った上でご回答させていただきます。なお、開示請求については、回答にあたり、弊社所定の手数料をいただくことがあります。
弊社が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

8. お問合せ窓口

弊社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に対し適切・迅速に対応いたします。
ダイレクトメール・電話・Eメールによるご案内などへのご入居者様等の個人情報の利用をご入居者様等がご希望されない場合は、お問合せ窓口までお申し出ください。契約管理その他弊社業務上必要な場合を除き、取扱いを中止させていただきます。 弊社の個人情報の取扱いや、保有個人データに関するご照会・ご相談、安全管理措置等に関するご質問は、下記までお問合せください。

＜お問合せ先＞
株式会社アイケンジャパン 経営企画本部
TEL : 092-739-6658（受付時間9:30～17:30 土日祝日除く）